"Wir automatisieren dein Marketing."
"KI-Workflows arbeiten für dich."
"Einmal einrichten, dauerhaft profitieren."
Die Versprechen klingen gut. Aber wenn du nicht genau weißt, was dahinter steckt, bleiben sie abstrakt.
In diesem Artikel erkläre ich konkret, was Marketing-Automatisierung bedeutet, was sie kann und was nicht – aus der Praxis, nicht aus dem Werbeprospekt.
Was bedeutet "Automatisierung" überhaupt?
Automatisierung heißt: Ein Computer erledigt Aufgaben, die sonst ein Mensch machen würde. Nicht mehr, nicht weniger.
Einfaches Beispiel:
Du bekommst eine Anfrage über dein Kontaktformular. Früher: Du siehst die E-Mail, kopierst die Daten ins CRM, schreibst eine Bestätigungsmail, informierst den Vertrieb.
Mit Automatisierung: Das passiert automatisch. In Sekunden. Ohne dass du etwas tust.
Das Spektrum:
| Level | Was passiert | Beispiel |
|---|---|---|
| Keine Automatisierung | Alles manuell | Du kopierst jeden Kontakt per Hand |
| Einfache Automatisierung | Regeln wie "wenn X, dann Y" | Neue Anfrage → automatische Bestätigungsmail |
| Workflow-Automatisierung | Mehrstufige Prozesse | Anfrage → CRM → Bestätigung → Vertrieb → Follow-up |
| KI-gestützte Automatisierung | KI trifft Entscheidungen | Lead wird analysiert, priorisiert, personalisiert |
Was kann automatisiert werden?
Meiner Erfahrung nach lassen sich 70-80% der repetitiven Marketing-Aufgaben automatisieren. Hier konkrete Beispiele:
Lead-Management:
- Neue Leads automatisch ins CRM eintragen
- Leads nach Quelle, Interesse, Größe kategorisieren
- Follow-up-Erinnerungen nach definierten Zeiträumen
- Lead-Scoring (wie interessant ist dieser Kontakt?)
E-Mail-Marketing:
- Willkommens-Sequenzen für Newsletter-Abonnenten
- Abandoned-Cart-Mails im E-Commerce
- Event-Einladungen basierend auf Interessen
- Re-Engagement-Kampagnen für inaktive Kontakte
Content-Distribution:
- Blog-Artikel automatisch auf Social Media teilen
- Newsletter aus neuen Blog-Posts zusammenstellen
- Content an verschiedene Plattformen anpassen
Reporting:
- Tägliche/wöchentliche Performance-Reports automatisch generieren
- Alerts wenn KPIs aus dem Rahmen fallen
- Dashboard-Daten automatisch aktualisieren
Kundenservice:
- FAQ-Antworten automatisch vorschlagen
- Tickets kategorisieren und zuweisen
- Status-Updates automatisch versenden
Was kann NICHT automatisiert werden?
Genauso wichtig zu verstehen:
- Strategie: Die Frage "Was wollen wir erreichen?" kann keine Automatisierung beantworten. Sie führt aus, was Sie entschieden haben.
- Kreativität: KI kann Texte schreiben, aber echte kreative Sprünge kommen von Menschen. Das "Wie sagen wir das so, dass es wirklich ankommt?" bleibt menschlich.
- Beziehungen: Automatisierung kann Prozesse unterstützen, aber echte Kundenbeziehungen brauchen echte Menschen.
- Komplexe Entscheidungen: Wenn ein wichtiger Kunde eine ungewöhnliche Anfrage hat, braucht es menschliches Urteilsvermögen.
- Qualitätskontrolle: Irgendwer muss prüfen, ob die Automatisierung das tut, was sie soll.
Nach unserer Erfahrung ist die richtige Balance: Automatisierung für das Repetitive, Menschen für das Wichtige.
Die Tools dahinter
Falls Sie sich fragen, wie das technisch funktioniert:
Workflow-Tools (No-Code/Low-Code):
- n8n (Open Source, selbst gehostet)
- Make (früher Integromat)
- Zapier
- Microsoft Power Automate
Diese Tools verbinden verschiedene Systeme und führen Aktionen basierend auf Triggern aus.
CRM mit Automation:
- HubSpot
- ActiveCampaign
- Pipedrive
- Brevo (früher Sendinblue)
E-Mail-Sequenzen, Lead-Scoring, Pipeline-Automatisierung.
KI-Layer:
- ChatGPT/Claude API für Textgenerierung
- Eigene Prompts für spezifische Aufgaben
- Analyse und Kategorisierung
Wir bei Admantics nutzen n8n für die meisten Kunden-Automatisierungen. Selbst gehostet, DSGVO-konform, maximale Flexibilität.
Ein konkretes Beispiel
Theorie ist gut, Praxis besser. So sieht ein typischer Automatisierungs-Workflow aus:
Szenario: Ein Dienstleister bekommt Anfragen über seine Website.
Vorher (manuell):
- Anfrage landet im Postfach
- Mitarbeiter sieht sie (irgendwann)
- Mitarbeiter tippt Daten ins CRM
- Mitarbeiter schreibt Antwort
- Mitarbeiter setzt Follow-up-Reminder
- 3 Tage später: "Oh, das hab ich vergessen"
Nachher (automatisiert):
- Anfrage kommt rein
- Automatisch: Daten ins CRM, Kategorisierung nach Interesse
- Automatisch: Bestätigungsmail an Interessenten
- Automatisch: Slack-Nachricht an Vertrieb
- Automatisch: Follow-up-Mail nach 48h wenn keine Antwort
- Automatisch: Task im CRM wenn weiterhin keine Reaktion
Ergebnis:
- Reaktionszeit: Von "irgendwann" auf unter 5 Minuten
- Keine vergessenen Leads mehr
- Mitarbeiter kann sich auf das Gespräch konzentrieren statt auf Administration
Was es kostet und was es bringt
Realistische Zahlen:
Kosten:
- Einmaliges Setup: 2.000-10.000€ (je nach Komplexität)
- Laufende Tools: 50-500€/Monat
- Wartung/Optimierung: 2-4 Stunden/Monat
Typische Einsparungen:
- 5-20 Stunden/Woche an manueller Arbeit
- Weniger verpasste Leads (oft 10-30% mehr Conversions)
- Kürzere Reaktionszeiten (= bessere Kundenerfahrung)
- Weniger Fehler durch manuelle Eingaben
ROI-Berechnung:
Wenn Sie 10h/Woche sparen und diese Zeit 50€/h wert ist = 500€/Woche = 2.000€/Monat.
Kosten: Vielleicht 500€/Monat.
ROI: 4x.
Meiner Erfahrung nach amortisieren sich gut geplante Automatisierungen in 3-6 Monaten.
Häufige Fragen
Kommt drauf an. Einfache "wenn X, dann Y"-Regeln: Ein paar Stunden. Komplexe Workflows mit mehreren Systemen: Ein paar Tage bis Wochen. Die No-Code-Tools haben die Einstiegshürde massiv gesenkt.
Für einfache Automationen: Nein. Für komplexe Setups: Hilfreich, aber nicht zwingend. Viele Agenturen und Freelancer spezialisieren sich auf Setup und Wartung.
Gerade dort oft am wertvollsten. Weil die Ressourcen knapp sind, ist jede gesparte Stunde Gold wert. Und die Tools sind heute auch für kleine Budgets erschwinglich.
Deshalb: Immer mit unkritischen Prozessen starten, immer testen, immer Fallback-Optionen einbauen. Eine Bestätigungsmail die doppelt rausgeht ist ärgerlich. Ein falscher Rechnungsbetrag ist ein Problem.
Selten direkt. Öfter: Mitarbeiter können mehr schaffen, weil sie weniger Zeit mit stumpfer Arbeit verbringen. Ein Vertriebsmitarbeiter der 2h/Tag Daten einpflegt vs. einer der diese 2h in Gespräche investieren kann – wer macht mehr Umsatz?
Weiterführende Ressourcen
- KI-Marketing Automation – Vertiefender Artikel
- KI-Automation Leistung – Unser Angebot
- Vibe Coding – KI in der Entwicklung
